Insite es un proveedor de confianza de Sedex Members Ethical Trade Audits (SMETA).

Descargue el archivo: Actividades esenciales de pre-auditoría para proveedores para obtener una descripción general de las actividades de pre-auditoría requeridas. Los proveedores deben revisar este documento antes de su auditoría. Los proveedores deben prestar atención para garantizar que los representantes sindicales o de los trabajadores estén informados y comprendan el proceso de auditoría. Tiene que informar a la fuerza laboral sobre la auditoría, incluido el código con el que se realiza la auditoría. Los trabajadores deben recibir materiales educativos para los trabajadores (folletos o DVD), ya que el Código Básico de ETI exige que todos los empleados conozcan plenamente el código. Un contacto designado en el sitio debe estar disponible para atender consultas sobre la fuerza laboral, por ejemplo, el gerente de recursos humanos. Los proveedores de mano de obra también deben ser informados sobre la auditoría, enfocándose en la necesidad de contar con los trabajadores y los documentos adecuados el día de la auditoría. Para obtener más detalles, consulte el documento.

La auditoría SMETA evalúa su sitio de producción y sus instalaciones según las leyes nacionales y locales, el Código Básico de la Iniciativa de Comercio Ético (ETI) y diversas normas laborales. Tenga en cuenta que su cliente puede especificar requisitos adicionales, como trabajar con una firma de auditoría designada o el tipo de SMETA (2 o 4 pilares). Comuníquese con su asociado de Insite CSR para obtener orientación o ayuda específica de la marca para comunicarse con su cliente para obtener aclaraciones. Haga clic aquí: para descargar una descripción general del alcance de una auditoria de SMETA y más detalles. Para ver un ejemplo de un itinerario de auditoría y más detalles, haga clic aquí para descargar un ejemplo de agenda de auditoría.

Asegúrese de que el siguiente personal esté disponible el día de la auditoría para las reuniones de apertura y cierre: Gerente de Planta, Gerente de Producción, Gerente de Salud, Seguridad y Medio Ambiente, Gerente de Recursos Humanos y Gerente de Nómina.  También se debe invitar a representantes del sindicato y de los trabajadores a participar en el proceso de auditoría. Durante la reunión de apertura, nuestros especialistas en cumplimiento presentarán al equipo de auditoría interno, explicarán el proceso de auditoría y recopilarán información general de las instalaciones relacionada con la auditoría SEDEX. En la reunión de cierre, el equipo de Insite revisará todo el proceso con la gerencia y abordará cualquier pregunta, problema o duda pendiente.

El éxito de nuestro trabajo se basa en la integridad nuestro personal y nuestro compromiso de excelencia.  Contamos con un estricto Código de Ética para nuestro personal, que prohíbe la aceptación de obsequios, pagos o beneficios de cualquier forma, directa o indirecta. Al inicio de cada auditoría, el especialista en cumplimiento presentará la carta de integridad interna a la administración de las instalaciones. Se les requerirá que lean la carta, manifiesten su entendimiento, la firmen y la cumplan. La carta presentada por nuestros auditores proporcionará instrucciones sobre cómo utilizar un número local para llamar a nuestro Enlace de Ética. Esto permite denunciar de forma anónima comportamientos poco éticos por parte de un empleado de Insite, trabajadores, gerente y/o jefe de fábricas, agentes o proveedores. Haga clic aquí para ver un ejemplo de la Carta de Integridad: versión de Integrity Letter USA.

Será necesario entrevistar a una muestra representativa de trabajadores, aprox. 5- 10% de la fuerza laboral. Estas entrevistas podrán ser grupales o individuales. La gerencia no debe estar presente en estas entrevistas, para salvaguardar la confidencialidad de los trabajadores. Cuando se requiere la ayuda de intérpretes, no debe haber vínculos entre el sitio y el intérprete para garantizar una total imparcialidad. Obtenga más información sobre el proceso de entrevista, su propósito y los beneficios potenciales de las entrevistas a trabajadores descargando los archivos Principios de información sobre entrevistas a trabajadores para sitios de proveedores.

Casi todas las áreas de enfoque durante las auditorías requieren observación visual de las instalaciónes.

Durante el recorrido de planta, el auditor identificará hallazgos comunes durante su visita a las instalaciones.

El recorrido se llevara a cabo en todas las áreas de las instalaciones sin excepción, lo que incluye dormitorios.

Durante la auditoría, los auditores solicitarán varios documentos para su revisión. Ejemplos de documentos requeridos incluyen archivos generales de recursos humanos (por ejemplo, licencia comercial, contratos de trabajo), registros de nómina, políticas de horas de trabajo, detalles de beneficios y documentos de salud y seguridad (como registros de capacitación, políticas, evaluaciones de riesgos y registros de accidentes). Estos registros deben estar disponibles en el sitio durante toda la duración de la auditoría. Para descargar una lista de los documentos requeridos, haga clic aquí: Documentos y registros de la instalación

Cuando las prácticas de un sitio no concuerdan con algun Código de ética o requisitos legales, el auditor documentará el hallazgo.

Esto permite que el sitio proponga las acciones correctivas necesarias. La administración del sitio discutirá y finalizará estas acciones, que se documentarán en el Informe del Plan de Acción Correctiva (CAPR).

Se proporcionará una copia de este informe a la Gerencia de la instalación durante la reunion de cierre de auditoría. Haga clic aquí: para conocer el Proceso de Incumplimiento y SEDEX.

Se considera como propietario a la entidad o persona que pague por la auditoría. El propietario de la auditoría, que suele ser el sitio del proveedor, controla el acceso a los datos. El sistema SEDEX respalda este proceso al garantizar que el proveedor pueda decidir quién debe tener visibilidad de su información de auditoría. Muchos minoristas y marcas miembros de SEDEX tienen acuerdos con su cadena de suministro para tener visibilidad inmediata de los datos de auditoría. Insite Compliance siempre procederá sobre la base de que los datos pertenecen únicamente al propietario de la auditoría, a menos que se informe lo contrario.

Insite cargará los resultados y reportes en la plataforma SEDEX dentro de 10 días hábiles posteriores a la finalización de la auditoría. Una vez disponibles los resultados, serán visibles en SEDEX para la revisión y publicacion del proveedor.

El seguimiento de auditoría es un proceso en el que un auditor verifica las acciones correctivas que ha completado el sitio. Puede tomar la forma de un seguimiento de escritorio, donde las acciones correctivas se pueden verificar de forma remota (por ejemplo, evidencia fotográfica o documental). Tambien, puede ser requerido que el seguimiento sea de forma presencial, cuando es requerido que un auditor revise las acciones correctivas en persona.

Cuando la verificación de acciones correctivas requiera una visita al sitio, Insite se asegurará de que el sitio esté completamente informado sobre el contenido y el propósito de la nueva visita. Se requiere una nueva visita al sitio solo cuando las acciones correctivas no se pueden verificar utilizando evidencia proporcionada por una revisión "de escritorio". Para obtener más detalles, vaya a: Información de seguimiento de auditoría. Haga clic aquí: para conocer el Proceso de Hallazgos y SEDEX.

Aquí contiene una lista de documentación adicional que incluye referencias útiles o que debe descargarse y firmarse antes de la auditoría.

Starting your compliance journey with a SMETA audit 
Author SEDEX

SMETA 6.1 Best Practice Guidance 
Author SEDEX 

Ethical Trading Initiative (ETI) Base Code
Author ETI

Goods Providers Self-Assessment Questionnaire 
Author SEDEX (Other non goods industry should got to the SEDEX Dashboard for their SAQ)
 

Non Compliance Process and SEDEX
Author SEDEX

The SEDEX Glossary of Key Terms
Author SEDEX